Mądrzej, szybciej, lepiej. Sekret efektywności - Charles Duhigg

„..Jam nie z soli, ani roli, jeno z tego, co mnie boli…” powiedział podczas Potopu Szwedzkiego Stefan Czarniecki - kasztelan kijowski i hetman polny koronny.

Podobne założenie tkwi u podstaw książki Charlesa Duhigga :-)

W 2011 roku Autor miał  poważny problem z natłokiem zadań, jakie postawiło przed min życie: kończył pisać książkę o psychologicznych i neurologicznych aspektach nawyków, na co dzień pracował jako dziennikarz śledczy w „NYT”. Do tego doszły istotne zmiany w życiu rodzinnym - urodziło mu się drugie dziecko.

Jak sam przyznał, był w ciągłym niedoczasie, w ciągu dnia zarabiał na chleb poszukując tematów do artykułów, w nocy przepisywał i poprawiał tekst książki mając na karku dwójkę dzieci, w tym noworodka.

"Terminowość" stała się dla Charlesa pojęciem znanym jedynie teoretycznie, a sposobem na przetrwanie było przepraszanie wszystkich dookoła za to, że znowu coś zawalił.

Hmmm, skąd my to znamy, prawda?

Zamiast jęczeć i użalać się nad własnym losem zwrócił się z prośbą o pomoc do kolegi (też dziennikarza „New York Timesa”), a ten udostępnił mu kontakt do Atula Gawande - człowieka sukcesu i wzorca doskonałej organizacji.

Atul Gawande to znakomity chirurg, praktykujący w Brigham and Women's Hospital jednym z najlepszych szpitali w Bostonie, wykładowca na Harwardzie, doradca Światowej Organizacji Zdrowia, założyciel fundacji zajmującej się dostarczaniem narzędzi chirurgicznych na całym świecie. Mało ? Do tego autor poczytnych książek i autor artykułów medycznych. Ukończył studia pierwszego stopnia na Uniwersytecie Stanforda, magisterium z nauk politycznych, filozofii i ekonomii obronił na Oxford University, następnie przeniósł się do Harvard Medical School, gdzie uzyskał tytuł doktora nauk medycznych. 

Charles chciał zadać doktorowi Atulowi proste pytanie „jak Pan to wszystko ogarnia???”

Pierwsza odpowiedź była odmowna,  Atul nie miał czasu.

Dlaczego? Bo zaplanował sobie …  wypad na koncert ze swoimi pociechami oraz krótki wyjazd z żoną.

To dodatkowo ukazało Charlesowi jak on sam jest słabo zorganizowany, bo o jakimkolwiek odpoczynku, czy dniu, kiedy zrobiłby coś dla własnej przyjemności to już dawno zapomniał.

Udało mu się jednak wcisnąć w kalendarz doktora Gawande ze swoim problemem.

I tak powstał pomysł, na napisanie książki o efektywności, która jest podstawą sukcesu w praktycznie każdej działalności.

O to, w jaki sposób dochodzą do celu Charles Duhigg zaczął pytać najprzeróżniejszych ludzi: generałów, agentów FBI, pilotów, dyrektorów wielkich firm, a także uczniów i… pokerzystów.

Dzięki tym rozmowom ustalił osiem obszarów, które mają wpływ na efektywność.

Dowiecie się jak należy planować zadania, mając na uwadze czynniki, które mogą w mgnieniu oka  uniemożliwić skorzystanie z wybranej drogi postępowania.

Jak motywować się do pokonywania własnych słabości i realizować dalekosiężne plany dzieląc je na poszczególne etapy. Z tym ostatnim sposobem na pewno spotkali się ci, którzy pracują w korporacjach gdzie praktycznie każdy długofalowy projekt posiada ”milestones” – kamienie milowe, których realizacja jest gwarantem sukcesu oraz, co wynika z relacji amerykańskich komandosów, umożliwia przetrwanie „piekielnego tygodnia” podczas szkoleń SEALS- ów.

Czym jest kontrola wewnętrzna, a czym zewnętrzna i która jest bardziej pożądana, aby osiągać sukcesy. 

Kolejnym aspektem jest budowa zespołu. Z tym problemem styka się każdy, kto w zespołach pracuje albo nimi zarządza. I tutaj możecie skorzystać z doświadczeń jednej z firm, uznawanych za przyjazną pracownikom czyli Google.

O tym, jak ważna jest koncentracja podczas wielu codziennych czynności jak np. prowadzenie samochodu nikogo nie trzeba przekonywać. Jednak nie raz i nie dwa zdarzały się Wam sytuacje, kiedy koncentracja zawodziła i sytuacja pozornie banalna potrafiła Wam podnieść poziom adrenaliny w okolice sufitu. I na to znajdziecie wytłumaczenie – dlaczego tak się dzieje i jak poprawić tą umiejętność.

W tym przypadku nauczycielami będą piloci samolotów pasażerskich, od których poziomu koncentracji w sytuacjach awaryjnych zależy niejednokrotnie życie setek osób. Polegamy na wyuczonych odruchach, które w stanach zagrożenia mogą prowadzić do myślenia tunelowego. Wtedy koncentrujemy się na jednym z czynników lekceważąc, nawet podświadomie, pozostałe,  równie w takiej sytuacji istotne.

To może działania intuicyjne? Bardzo często się sprawdzają, jednak czasami intuicja też bywa zawodna. Tu pomocne są modele mentalne, które wspierają nasze zdolności analityczne.

Modele mentalne to pokrótce sposób na wymyślenie różnych wariantów postępowania przygotowanych na jakąś konkretną okoliczność. Próba przewidzenia np. pytań podczas rozmowy i antycypowanie takiej sytuacji. Wtedy, kiedy ona się niespodziewanie zdarzy, możemy wykorzystać taką odpowiedź, którą sobie wykoncypowaliśmy w przyjaznym środowisku. Czyli rozmawianie z samym sobą poprawia naszą koncentrację.

Jednak chyba lepiej nie robić tego na głos :-D

Generalnie – dość to skomplikowane, ale przeczytanie podanych przykładów wziętych z życia ułatwia zrozumienie tego aspektu.

Cele – to element dość istotny.  Zdecydowanie prościej jest gdzie dojść, jak się ma, choć ogólną ideę gdzie się właściwie podąża :-)

Próbę wypracowania uniwersalnego modelu określania celów wprowadziła firma General Electric.

System ten od pierwszych liter angielskich wyrazów nazywa się SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timeline – czyli – Skonkretyzowany, Mierzalny, Osiągalny, Realny, Określony w czasie).

Pomysł w założeniu świetny i z iście amerykańskim zapałem realizowany.

W części firm ta filozofia organizacji pracy ma się świetnie do dziś – przynajmniej w polskich oddziałach.

Tylko, że znakomity pomysł z nośną nazwą „smart” ( pol. „mądry”),  w praktyce już taki inteligentny nie był, bo spowodował… spadek zysków.

Okazało się, że nawet banalne zadania, jak zakup materiałów biurowych podlegał „SMART” biurokratyzacji . Podobnie jak ambitny plan zapobiegania kradzieżom poprzez… 100% kontrolę toreb pracowników. To owszem, zdecydowanie zmniejszyło ilość kradzieży, jednocześnie… skracając realny czas pracy. Pracownicy chcieli wyjść o ustalonej godzinie do domów, co w połączeniu ze świadomością codziennego przejścia przez procedurę kontrolną, której dokładności i precyzji mogliby pozazdrościć celnicy z NRD, odchodzili od zajęć odpowiednio wcześniej.

Czyli stosowanie tej metody do osiągania celów krótkoterminowych daje znakomite rezultaty, ale w przypadku bardziej dalekosiężnych planów - SMART jest mało efektywny.

Wniosek z tego prosty - duża ilość tabelek w Excelu  oraz  prezentacje w PowerPoincie nie poprawiają efektywności. Do niektórych firm ta wiedza jeszcze nie dotarła do dziś – wiem to z bolesnej autopsji.

W GE poszli jednak po rozum do głowy i poprosili o pomoc, jakże by inaczej, amerykańskich naukowców.

Okazało się, że można poprawić wydajność i osiągać ambitne, a nawet bardzo ambitne cele poprzez pewne istotne zmiany w sposobie myślenia, nie porzucając metody SMART. Nie będę ich jednak opisywał, bo odbiorę Wam przyjemność czytania :-)

Zarządzanie kapitałem ludzkim, analizowane przez Charlesa Duhigga na podstawie systemu wdrożonego w Toyota Motors również jest zajmujące.

Tu również osoby pracujące w koncernach rozpoznają słowa „lean manufacturing”.

Jednak to trochę inna filozofia niż ta, z którą możemy zetknąć się w Polsce.

W Toyocie jednym z kluczowych elementów budowy takiego modelu organizacji, opartego na wzajemnym zaufaniu, wspólnocie celów firmy i pracowników jest między innymi stałość i stabilność zatrudnienia. W przypadkach złej koniunktury w celu utrzymania stanowisk pracy 65 managerów zgodziło się na obniżkę wynagrodzeń, a pracownicy zostali przeniesieni do prac konserwacyjno-remontowych czy sprzątania kosztem firm zewnętrznych. W Polsce znam przypadki oczekiwania przez firmę zgłaszania „kaizenów” (czyli pomysłów na poprawę wydajności i efektywności pracy) i iście japońskiego (toyotowskiego) podejścia do pracy również od ludzi zatrudnianych… za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej na uwaga… 2 tygodniowe (sic!) umowy (oczywiście z możliwością przedłużenia).

Nie, nie jest to żart, a decydenci są zdziwieni, że to nie działa tak jak w książce napisano :-D

Przypomina to próbę budowy promu kosmicznego według standardów NASA w garażu, a zamiast inżynierów z danej specjalności zatrudniony jest wujek Henio – lokalna „złota rączka”, (bo zna się na wszystkim i nawet ciotce Grażynie bojler naprawił, o którym to fachowcy mówili, że się tylko na złom nadaje)

Podejmowanie decyzji jest łatwe. Zawsze jakąś musimy podjąć. Nawet taką, jaką podobno podejmują koty - jeżeli jest problem, to należy tak długo go ignorować, aż sobie sam pójdzie.

Albo jak z grzybami – to nieprawda, że grzyby dzielimy na jadalne i niejadalne. Wszystkie grzyby są jadalne, ale część z nich tylko raz.

Jednakże podjęcie dobrej, świadomej decyzji wraz z oceną prawdopodobieństwa sukcesu lub porażki już takie proste nie jest. Żeby dobrze oszacować ryzyka należy posłużyć się rachunkiem probabilistycznym, przeanalizować wszelkie możliwe konsekwencje działań oraz posiąść jak największą ilość danych wejściowych, aby rezultat był dla nas jak najbardziej korzystny.

Czasami koty mają rację i przeczekanie problemu będzie rozwiązaniem najlepszym bo np. najmniej kosztownym. Jednocześnie dającym czas na pozyskanie kolejnych danych, które pozwolą na wykonanie kolejnego kroku we właściwym kierunku z dużo większym prawdopodobieństwem.

Oczywiście, element niepewności będzie istniał zawsze, ale dzięki takim analizom jesteśmy w stanie zminimalizować straty, jeżeli coś pójdzie nie tak.

Bardzo pomocne w takich sytuacjach jest Twierdzenie Bayesa (twierdzenie teorii prawdopodobieństwa, wiążące prawdopodobieństwa warunkowe zdarzeń A | B oraz B | A – czyli jakie jest np. prawdopodobieństwo, że osoba z podniesioną temperaturą ciała jest chora na grypę.)

Sieć bayesowską wykorzystuje się do ustalania zależności pomiędzy zdarzeniami. Znakomicie się to sprawdza, jeżeli chcecie zostać światowej sławy… pokerzystami :-) Niestety, bez tak zwanego łuta szczęścia nawet najbardziej misternie przeprowadzone analizy nie gwarantują sukcesu.

To może jednak koty mają racje?

Pomysłowość raczej nie wymaga nadmiernej reklamy – to w większości przypadków klucz do rozwoju.

Jednakże okazuje się, że można być szalenie kreatywnym nie posiadając gigantycznej wiedzy własnej.

Czasami wystarczy być, jak określa to Autor,  intelektualnym pośrednikiem, lub, co brzmi znacznie bardziej dostojnie i prestiżowo, – „brokerem innowacji” .

Czyli umieć, poprzez komunikowanie się z różnymi ludźmi, organizacjami czy zespołami lub firmami zbierać dane w jaki sposób rozwiązać problem skutecznie. A później bazując na takiej praktycznie zweryfikowanej wiedzy dostosować ją do wymogów podobnej sytuacji.

Wiem, że działa – sam tak robię od lat i nawet nie wiedziałem, że ze mnie taki spec - „broker innowacji”.

Chyba to sobie umieszczę na wizytówce :-)

Konkluzja jest taka, że w tym aspekcie bardzo istotne jest, to czego tak naprawdę chcemy.

Co stoi za naszą motywacją do bycia kreatywnym – potrzeba wyrażenia siebie, a może pomoc innym ludziom.

Przyswajanie informacji -  w tej części książki poznamy metody, dzięki którym sami szybciej przyswoimy wiedzę, ale także dowiemy się w jaki sposób efektywniej ją przekazywać.

Świat obecnie zalewa nas różnorakimi przekazami - jednym bardziej, drugimi mniej przydatnymi.

Aktualnie problemem nie jest samo zdobycie danych, ale ich prawidłowa ocena oraz wykorzystanie.

Powszechność dostępu do wiedzy, bo już nie ma potrzeby udania się do biblioteki i przewracania setek kartek w opasłych foliałach, w wielu przypadkach paradoksalnie utrudnia zdobycie wiedzy.

Do tego dochodzi często wątpliwa jakość przekazywanych materiałów oraz pewne lenistwo intelektualne, którego stajemy się ofiarami, bo nie prowadzimy np. krytyki źródeł.

I w taki sposób puszki po piwie ("Puszka cienkościenna, uderzona z jednej strony drewnianym młotkiem i nieuszkodzona puszka" jako eksperyment badawczy) eksplodujące parówki oraz „piuu bziuuu” stanowią argumenty i naukowe dowody w analizie katastrof lotniczych.

Tu dochodzimy do końca zarówno książki jak i recenzji.

Ostatnim rozdziałem jest aneks, mający pomóc Wam w wykorzystaniu z zawartej w niej wiedzy.

Autor, już po napisaniu tej książki uznał się za eksperta w opisywanej dziedzinie. A jednak nie wszystko działało, tak, jak powinno.

Wtedy doktor Atul Gawande podpowiedział jak osiągnąć wymierne korzyści z tej publikacji.

Po prostu – wdrażać zawartą w niej wiedze w codzienne działanie.

Samo zrozumienie mechanizmów nie pomoże Wam w byciu bardziej skutecznymi.

Gdyby to było takie proste, że wiem jak coś funkcjonuje, w oparciu o jakieś zasady i jak należy to zrobić, to pewnie zostałbym wybitnym pisarzem, Mister Uniwersum, Mister Olympia albo profesorem psychologii :-D

Jednak pomiędzy wiedzieć jak, a to robić jest ogromna przestrzeń.

Nazywa się praktyka, determinacja w dochodzeniu do celu oraz planowanie w jaki sposób osiągać założone cele.

Lektura książki „Mądrzej, szybciej, lepiej”, pełnej inspirujących opowieści, ciekawostek i studium przypadku, bardzo Wam pomoże, ale nie zastąpi ciężkiej, organicznej pracy. 

Tytuł: Mądrzej, szybciej, lepiej. Sekret efektywności
Tytuł oryginału: Smarter Faster Better. The Secrets of Being Productive
Autor: Charles Duhigg
Wydawnictwo: Wydawnictwo Naukowe PWN
Data wydania polskiego: październik 2016
Liczba stron: 432